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会議にはお金がかかっている！
みなさん、いきなりですが質問です。
『会議にはどれだけお金と時間がかかっているでしょうか？』
実は会議に参加しているということは、時間とお金がかかっています。
時間について考えてみると、会議に時間を使うということはその間、
保育の作り物や準備には時間を使えないということ。
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お金で考えると、10人が集まって1時間会議をするとしましょう。
1人あたりの時給が2,000円だとしたら、この1回の会議だけで20,000円がかかっていることになります。これが毎週行われると、1ヶ月で80,000円にもなるんです。
こうしたお金や時間は見えにくいですが、無駄な会議が多ければ多いほど、保育園にとって、子どもにとっても大きな負担になります。
では、どうすれば会議をもっと効率的にできるのでしょうか？
今回は、無駄な会議をなくし、本当に重要なことに時間が使えるようにするための方法を紹介していきます。
準備が8割
会議で一番大切なことは、「準備」です。
準備していないと、話し合いがあちこちに散らばり、結局何も決まらないまま時間が過ぎてしまうことがよくあります。
たとえば、「みんなで意見交換をしましょう」という曖昧な目的だけで会議を始めると、具体的な結論が出にくくなります。話題がどんどん広がって、気がつけば関係のない話に時間を使ってしまうこともありますよね。
そこで、会議を始める前に、次のポイントを実践してみましょう。
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アジェンダを作ろう
アジェンダとは、会議で話し合う議題のリストのことです。
あらかじめ「会議の目的はなにか」「何を決めるか」を見えるようにしておくと、会議の進行がスムーズになり、無駄な話題に時間を使うことがなくなります。
①何を決める会議なのか？
例：新しい行事の方向性を決める、環境の変更を確定するなど、具体的なゴールを決めておきます。
②どんな話し合いが必要か？
例：問題点を洗い出す、解決策を考える、役割分担を決めるなど、どんな話し合いをするかを事前に整理しておきます。
たとえば、保育園の会議でアジェンダを作る場合、次のように具体的な議題を用意すると良いです。
議題1: 運動会の準備状況の確認
議題2: 当日の役割分担を決める
議題3: 保護者へのお知らせ内容の確認
このように、話すべき内容を具体的に決めておくと、会議中に「次は何を話すのか」「何を決めなければいけないのか」がみんなにわかりやすくなります。
参加者を必要最低限にしよう
会議を効率的に進めるためには、「誰が会議に参加するべきか」をしっかり考えることも大事です。
多くの人を集めると、それだけ意見が増えて時間がかかってしまうことがよくあります。そこで、会議には本当に必要な人だけを参加させるようにしましょう。
①参加する人は絞り込もう
すべての保育者が参加する大きな会議だと、一人ひとりの意見を聞いているうちに、時間がどんどん延びてしまいます。また、会議の内容が全員に関係しているわけではないこともありますよね。
たとえば、運動会の準備を決める会議では、行事の担当者や準備を手伝う先生だけが参加すれば十分です。
他の業務に忙しい先生をわざわざ呼ぶ必要はありません。会議は、関係するメンバーだけで行うことで、話し合いが短時間でスムーズに進むようになります。
少人数での会議のメリット
会議の参加者を少人数にすることで、いくつかのメリットがあります。
話し合いがまとまりやすい
参加者が少ないと、意見がぶつかりにくく、スムーズに結論が出やすくなります。人数が多いと、みんなの意見をまとめるだけで時間がかかってしまうことがありますが、少人数なら一人ひとりの意見をしっかり聞けます。
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意思決定が早くなる
少人数の会議だと、素早く意思決定をすることができます。必要な情報を持っている人たちが集まるだけなので、無駄な時間を減らし、具体的な行動に移りやすくなります。たとえば、運動会の会議では、当日の進行を決める保育士や用具の手配をするスタッフだけで集まれば、短時間で必要なことを決められます。
さあ、いよいよ会議の時
会議がだらだらと続く原因のひとつに、「何を話すかがはっきりしていないこと」と「時間管理が甘いこと」があります。これを防ぐためには、会議の前に「アジェンダ」と「時間管理」を徹底することが重要です。
①時間を守る
会議の開始時間や終了時間をきちんと決めておくことも大切です。
「1時間で終わる」と決まっていれば、みんなもその時間内で話し合おうと意識して動きます。
また、議題ごとに話し合う時間も決めておくと良いでしょう。
たとえば、「運動会の準備状況は15分で確認する」「役割分担の話し合いは20分で終わらせる」というように、時間の目安をあらかじめ決めておくと、話が長引くのを防げます。
②進行役とタイムキーパーを決めておく
会議中に「次の議題に移りましょう」と時間を管理する人を決めておくのも効果的です。これにより、無駄に時間を費やさず、短時間で会議を終わらせることができます。
③話し合い方を考える
意見を出すときにただ話し合う方法もありますが、参加者のによって「アイスブレイク」を取り入れたり、「KJ法」や「ブレインストーミング」等を採用してもよいです。
目的とゴールに合わせた方法を考えましょう。
【参考】
会議のその後を考える
会議を効果的に進めるためには、「何を決めたいか」をはっきりさせるだけでなく、
「会議が終わったあとの行動」も具体的にしておくことが重要です。
話し合っただけで終わってしまう会議では、時間をかけた意味がなくなってしまいます。
そこで、次の質問にも答えられるようにしてみましょう。
①どんな決定をしたか？
たとえば、行事の準備について「今年の運動会で使う道具はこれに決める」「園のイベント日程をこの日で決定する」など、具体的に決まったことが残るようにします。
②誰が何をするのか？
会議のあとに、誰が何を担当するのかをはっきりさせます。
「誰が」「いつまでに」「何をするか」が決まっていれば、その後の準備がスムーズになります。たとえば、「田中先生が今週中に行事のお知らせを主任へ報告する」「佐藤先生が保護者に配布するお知らせを作成する」といった具合です。
③進捗状況を確認する仕組みを作る
会議の後、やることがそのままになってしまうと、会議で話したことが進まなくなります。
会議で決まった内容がちゃんと進んでいるかどうか、定期的に確認する時間を作りましょう。
たとえば、次の会議で「前回の会議で決まったことがどう進んでいるか」を簡単に確認するだけでも、会議の内容が形に残りやすくなります。
無駄な会議を終わりにしよう
会議には時間もお金もかかっています。それだけに、無駄な会議をなくすことは、保育園の業務を効率化する機会となります。
本記事の内容を実践することで、会議の時間を短縮し、決定した内容をすぐに実行に移せるようになります。
会議はみんなで意見を共有し、決定を下すための大切な場ですが、効率よく行わないと無駄になってしまいます。だからこそ、今回紹介したポイントを参考に、無駄のない効果的な会議を目指しましょう。
