はじめに
BCP（事業継続計画）とは？
BCP（Business Continuity Plan、事業継続計画）は、自然災害や事故などの非常事態が発生した際に、企業や組織が重要な業務を継続するための計画です。具体的には、業務の中断を最小限に抑え、早期に復旧するための手順や対応策を定めています。BCPは、企業の存続と従業員の安全を守るために欠かせないものです。
保育園におけるBCPの重要性
保育園においては、子どもたちの安全と保育業務の継続が最優先事項です。災害時には、保育園の施設が被害を受ける可能性があるだけでなく、職員の出勤状況や家庭の状況も大きな影響を受けます。そのため、保育園のBCPには、災害時の職員の対応計画が重要な要素となります。職員が安全に出勤できるかどうか、また家庭での対応が必要かどうかを把握することは、緊急時に迅速かつ効果的な対応をするために不可欠です。
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アンケートフォームの目的
災害時の職員の状況把握
災害時には、職員一人ひとりの状況を正確に把握することが求められます。どの職員がすぐに出勤できるのか、誰が家庭での対応が必要なのかを事前に知っておくことで、保育園全体の対応がスムーズになります。
迅速な対応と連絡手段の確保
職員の状況を事前に把握しておくことで、災害発生時には迅速に対応することが可能になります。また、緊急時に連絡を取りやすくするための連絡手段の確保も重要です。これにより、職員全員が同じ情報を共有し、統一した行動がとれるようになります。
今回は職員の情報や緊急時の職員体制を計画するために、事前に職員の情報を得るためのアンケートフォームを作成していきます。
以下作成過程をコピペ、園に合わせて内容を変更して頂いて構いません。
Googleフォームを使用したことが無い方は以下を参考にするとよいかと思います。
Googleアンケートフォームの作成過程
①タイトルと説明文
まず、アンケートフォームの基本情報を設定します。
タイトル: 震災発生時の職員帰宅および出勤に関するアンケート
説明文①:概要
このアンケートは、震災発生時における職員の帰宅および出勤に関する情報を収集し、適切な対応を行うために実施いたします。ご協力いただくことで、緊急時の対応計画をより安全かつ効果的に策定することができます。
説明文②：アンケートの目的
アンケートの目的は以下の通りです。
- 震災発生時における職員の帰宅および出勤の優先順位を評価
- 災害時にどの職員がすぐに帰宅する必要があるか、または出勤可能かを把握します。
- 職員の通勤経路および時間の把握
- 各職員の通勤手段と所要時間を確認し、災害時の移動リスクを評価します。
- 職員の家庭状況の確認
- 各職員の家庭環境や支援体制を把握し、必要なサポートを計画します。
説明文③：お願い
アンケートに協力していただく際のお願いも明記します。
- ご回答いただいた内容は上記目的以外では使用せず、得た情報は厳重に保管致します。
- アンケートの所要時間は約10〜15分です。
- 締め切りは [アンケートの締め切り日を記入] です。
- ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
施設名、担当者名、連絡先も併せて記載し、問い合わせがある場合の対応策を示します。
アンケート項目の詳細説明
基本情報
- お名前（記述式）
- 短文で名前を記入してもらいます。
- 所属部署（記述式）
- 所属する部署を短文で記入してもらいます。
住所および通勤情報
- 現在の住所（市区町村まで）（記述式）
- 具体的な住所を短文で記入してもらいます。
- 通勤手段を教えてください（複数選択式）
- 選択肢：電車、バス、車、自転車、徒歩、その他（具体的に記述してください）
- 最寄りの駅、バス停を教えてください（記述式）
- 具体的な駅名、バス停の名称を短文で記入してもらいます。
- 通勤にかかる平均時間を教えてください（片道）（ドロップダウン）
- 選択肢：15分未満、15〜30分、30〜45分、45分〜1時間、1時間〜1時間半、1時間半〜2時間、2時間以上
勤務及び家族に関する情報
- 通常の勤務時間帯を教えてください（記述式）
- 短文で勤務時間帯を記入してもらいます。
- 家族構成を教えてください（例：配偶者、子ども2人など）（記述式）
- 家族の構成を長文で記入してもらいます。
- ご家庭に高齢者や幼児、障害をお持ちの方がいらっしゃいますか？（単一選択式）
- 選択肢：はい、いいえ
- 震災時に特別な配慮が必要な家族がいる場合、その内容を教えてください（記述式）
- 長文で詳細を記入してもらいます。
震災対応に関する情報
- 震災発生時、直ちに帰宅が必要な状況がありますか？（単一選択式）
- 選択肢：はい、いいえ
- 震災発生時、職場に留まることが可能な場合、その最大時間を教えてください（ドロップダウン）
- 選択肢：1時間未満、1〜3時間、3〜6時間、6〜12時間、12〜24時間、24時間以上
- 震災後の出勤が可能な場合、その際の条件や制約を教えてください（記述式）
- 長文で条件や制約を記入してもらいます。
コメントや追加の情報
- その他、震災時における対応に関するご意見やご質問があればご記入ください（記述式）
- 長文で意見や質問を記入してもらいます。
質問項目の詳細説明
基本情報
お名前（記述式）
- この質問は職員の特定のためではなく、連絡の際に役立てるためのものです。短文形式で名前を記入してもらいます。
所属部署（記述式）
- どの部署に所属しているかを確認するための質問です。短文形式で所属部署を記入してもらいます。
住所および通勤情報
現在の住所（市区町村まで）（記述式）
- 職員の居住地を把握するための質問です。特に市区町村までの情報を短文形式で記入してもらいます。これにより、災害時の影響範囲を把握しやすくなります。
通勤手段を教えてください（複数選択式）
- 職員がどのような手段で通勤しているかを確認するための質問です。選択肢は以下の通りです。
- 電車
- バス
- 車
- 自転車
- 徒歩
- その他（具体的に記述してください）
- 最寄りの駅、バス停を教えてください（記述式）
- 具体的な駅名やバス停を把握するための質問です。道路や被災状況を把握するためにも利用できます。
通勤にかかる平均時間を教えてください（片道）（ドロップダウン）
- 通勤時間を把握し、災害時の移動リスクを評価するための質問です。選択肢は以下の通りです。
- 15分未満
- 15〜30分
- 30〜45分
- 45分〜1時間
- 1時間〜1時間半
- 1時間半〜2時間
- 2時間以上
勤務に関する情報
通常の勤務時間帯を教えてください（記述式）
- 職員が通常どの時間帯に勤務しているかを確認するための質問です。短文形式で勤務時間帯を記入してもらいます。
家庭状況に関する情報
家族構成を教えてください（例：配偶者、子ども2人など）（記述式）
- 職員の家庭状況を把握し、必要なサポートを計画するための質問です。長文形式で家族構成を記入してもらいます。
ご家庭に高齢者や幼児、障害をお持ちの方がいらっしゃいますか？（単一選択式）
- 家族に特別な配慮が必要な人がいるかを確認するための質問です。選択肢は「はい」または「いいえ」です。
震災時に特別な配慮が必要な家族がいる場合、その内容を教えてください（記述式）
- 特別な配慮が必要な家族がいる場合、その具体的な内容を長文形式で記入してもらいます。
震災対応に関する情報
震災発生時、直ちに帰宅が必要な状況がありますか？（単一選択式）
- 災害時にすぐに帰宅しなければならないかを確認するための質問です。選択肢は「はい」または「いいえ」です。
震災発生時、職場に留まることが可能な場合、その最大時間を教えてください（ドロップダウン）
- 職場に留まれる最大時間を確認するための質問です。選択肢は以下の通りです。
- 1時間未満
- 1〜3時間
- 3〜6時間
- 6〜12時間
- 12〜24時間
- 24時間以上
震災後の出勤が可能な場合、その際の条件や制約を教えてください（記述式）
- 震災後の出勤に際して、特別な条件や制約があるかを確認するための質問です。長文形式で詳細を記入してもらいます。
コメントや追加の情報
その他、震災時における対応に関するご意見やご質問があればご記入ください（記述式）
- 職員からの意見や質問を自由に記入してもらうための欄です。長文形式で記入してもらいます。
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アンケートフォームの運用と管理
回答の収集方法
アンケートフォームを作成したら、次は回答の収集方法を確立することが重要です。Googleアンケートフォームは、URLを共有するだけで簡単に回答を集めることができます。以下の方法で職員にアンケートを配布します。
- メールでの共有：職員全員のメールアドレスにアンケートのURLを送信します。メールには、アンケートの目的と回答方法、締め切り日を明記します。
- 内部ポータルサイトでの公開：保育園の内部ポータルサイトや掲示板にアンケートのリンクを掲載します。職員がいつでもアクセスできるようにします。
- 紙媒体での案内：デジタルデバイスに慣れていない職員のために、紙媒体でアンケートの案内を配布します。紙媒体にもQRコードを印刷して、簡単にアクセスできるようにします。
データの分析と活用
アンケートの回答が集まったら、次はデータの分析を行います。Googleアンケートフォームでは、自動的に回答が集計され、スプレッドシートにエクスポートすることができます。以下のポイントに注意してデータを分析します。
- 出勤可能な職員のリスト：災害時に出勤可能な職員をリストアップし、優先的に連絡を取れるようにします。
- 通勤手段と時間の分析：職員の通勤手段や通勤時間を分析し、災害時の移動リスクを評価します。特に公共交通機関が停止した場合の影響を考慮します。
- 家庭状況の把握：職員の家庭状況を確認し、緊急時に配慮が必要な職員やその家族のための支援計画を策定します。
個人情報保護の取り組み
アンケートで収集する情報には個人情報が含まれるため、その取り扱いには細心の注意を払います。以下の取り組みを行います。
- データの管理：収集したデータをダウンロードする際は暗号化されたフォルダに保存し、アクセス権限を持つ担当者のみが閲覧・編集できるようにします。
- 定期的な見直し：個人情報保護の取り組みを定期的に見直し、最新のセキュリティ対策を講じます。
まとめ
アンケートフォームの重要性と今後の展望
震災発生時の職員の状況を把握するために作成したアンケートフォームは、保育園のBCP（事業継続計画）において重要な役割を果たします。職員一人ひとりの状況を事前に把握することで、災害時に迅速かつ適切な対応が可能となります。アンケートを通じて得られた情報は、緊急時の対応計画や支援体制の構築に活用され、保育園全体の安全性と運営の継続性を高めることができます。
今後も定期的にアンケートを実施し、職員の状況の変化に対応することが求められます。また、アンケートの結果を基にした訓練やシミュレーションを行うことで、実際の災害時に備えることが重要です。さらに、アンケート結果を分析し、改善点を見つけ出すことで、より効果的なBCPを策定していくことが可能です。
職員との連携強化
アンケートフォームを通じて職員との連携を強化することも大切です。職員が自分の状況を正確に報告し、それに基づいて適切な対応が取られることで、職員自身の安心感も向上します。職員とのコミュニケーションを密にし、日常的な情報共有を行うことで、緊急時にもスムーズな連携が図れます。
また、アンケートの結果を共有することで、職員同士の理解と協力を促進することができます。職員が互いの状況を把握し合うことで、チーム全体としての対応力が強化され、災害時にも冷静かつ適切な行動が取れるようになります。
終わりに
保育園におけるBCPの一環として実施した「震災発生時の職員帰宅および出勤に関するアンケート」は、職員の安全と保育園の継続運営を守るための重要な取り組みです。災害時における迅速な対応と連携を可能にするため、今後も継続してアンケートを実施し、職員と共に安全な環境を築いていきましょう。
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