シンプルで使いやすい！現場保育者向け　ICT児童名簿

名簿を活用している場面はありますか？

皆さんの園では、「登降園の確認」「作品のチェック」「人数確認」「子どもの成長記録」など、子どもの名簿を使用する場面はありますか？
私の園でも、以前は紙の名簿を使いながら、上述のような業務を行っていました。

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しかし、紙の名簿には不便な点が多く、ICT化した名簿を作成して試したところ、非常に便利であることがわかりました。
現在では、名簿を必要とする業務の多くで、今回ご紹介するアイデアを取り入れています。

尚、作成手順等は掲載しておりません。また、その手順が複雑であるため、Xのダイレクトメッセージから作成のご依頼を承ります（登録等は一切不要で&無料でやります！）。

「百聞は一見に如かず」なので実際に使用している様子をみていきましょう。

今回はGoogleスプレッドシートを使用して名簿を作成しています。

Googleアカウントの”かんたん”な作成方法！ （この記事には広告が含まれています） 今回はGoogleを使って業務の改善を行う前に必要な ”アカウントの...

自動（児童）名簿でできる3つのこと

1. 名前の横に☑チェックをすると色がつく

(C)Google

下記画像の名前横にある☑チェックをすると、それに該当する子どもの名前に色がつきます。

☑チェックを外すと色は塗りつぶしが無しになります。

（C）Google

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2. コピーが一瞬でできる

(C)Google

下記画像の☑チェックを入れると、原本のシートがコピーされ、シートの名前が作成した日付に変わります。同じ日に複数作成した場合は『11/2(1),11/2(2)・・・』のようになります。

（C）Google

3. 共同作業ができる

Googleスプレッドシートのメリットでもありますが、右上の”共有”からこのシートを使える人を招待することができます。

例えば、散歩中の人数確認に使用した場合を考えてみましょう。

子どもや職員が離れて遊んでいても、それぞれの場所でチェックを行うことができるため

『誰がいて、いないか』を共通で認識することができるのです。

(C)Google

名簿をICT化することで便利になること3選

では名簿をICT化した場合のメリットについて具体的に考えていきます。

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1. 使いたいときにすぐに使える

この名簿はスマホやパソコン、タブレットで使用することが可能です。

紙の名簿の場合、紙のある場所まで取りに行くことが絶対条件です。

また、複数枚紙の名簿がある場合、今、必要なも名簿を探すことにも時間がかかってしまします。

名簿の確認を本来の目的とする場合、「名簿を取りに行く」「名簿を探す」という行動は”付随作業”といい、本来は必要がなく省いても何ら問題ない行動です。つまりムダ。

しかし、スマホであればどうでしょう。

ポケットに入れておけば物理的な移動は必要なく、探す際も検索機能を使用したり、ホーム画面名簿を追加すれば確認という本来の目的までスムーズに行うことができるので、時間が生み出されます。

また、クラスやクラスの垣根を超えて、複数人同時に名簿をチェックすることも可能です。

同じことを重複してチェックしたりといった心配もありません。

【参考情報】

– 第2章 改善の進め方と手順 / PHP研究所

2. 誰が見てもすぐに理解できる

今回は、『チェックをすると色が変わる』『コピーする』というシンプルな作りです。

保育園でのICT化推進において、「誰でも使えて、誰でも理解できる」ことを目指しています。これは非常に重要なポイントの一つです。

作成しなければならない帳票類が監査で決まっているとはいえ、園ごとに作成する書類や行事、製作物、職員、使用している端末等は違います。ということは名簿一つにしても仕様を変える必要があるということ。

そのため、ICT化するにあたり重要な点として”自園で使えるか？”という視点をもち、”自園で使える形にデザインする”ことは必要不可欠だと言えるでしょう。

今回のアイデアでは、名簿の色がつく位置や氏名などの配置、内容など多岐にわたり自由にアレンジして作成が可能です。

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3. 情報漏洩リスクを下げる

そもそもの話になりますが、子どもの名前が書かれているということは、個人情報が含まれる書類となります。つまり、紛失はもちろん関係者以外に見られてはいけない情報ということです。

実際に情報処理推進機構が公開した［情報セキュリティ10大脅威 2024 [組織]］の中の一つに「不注意による情報漏えい等の被害」が入っています。

もちろんデータにも紙にもそれぞれのメリットやデメリットが存在しますが、

今回使用するアイデアでは『名簿にアクセスできる端末や人を制限できる』『端末自体にロックを掛けられる』という策を施すことが可能です。

帳票類の管理方法は鍵付きのキャビネットに入れて保管するといったルールがあったとしても、名簿に関して適切な管理方法が決まっていないことも多いのではないでしょうか？

そして、”1.使いたいときにすぐに使える”にも記述した観点を考えると、

情報漏洩に対する対策を施しつつ、使いやすい状況を作るという点で、紙よりもICT化した名簿のほうが良いと考えています。

【参考情報】

情報セキュリティ10大脅威 2024 / IPA

最後に

今回のブログで紹介したICT化された名簿システムは、日々の保育園運営や業務をずっとスムーズにし、情報を見やすく、共有しやすくします。

紙の名簿と比べて、使いやすく、速く、情報の安全も保てるのは、デジタルだからこそ得られる大きな利点です。

このアイデアを使えば、業務が正確に早く行えるようになり、それによって保育の質が向上します。さらに、皆さんの具体的なニーズに合わせてカスタマイズ可能なので、さまざまな状況で役立てられるでしょう。

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（おまけ）応用アイデア

先にも述べたように、自園や使う人によってアレンジして使えることも便利で使える一つの理由です。

例1)登降園の確認

視覚的にも、「誰が降園」して、「現在子どもが何人いるか」がわかりやすくなる上、

人間の目視人数確認より、ツールも同時に使った方がヒューマンエラー防止につながります。

また、複数担任や保育室に移動が伴うような園の場合にも使えるでしょう。

アレンジは自由です。

(C)Google

例2)作品のチェック

このアイデアは、”複数人”で”様々な端末”からアクセスができることで効果を発揮します。

名簿を共有することで、作っていない作品に気づかず、子どもが悲しい思いをすることも防ぐことができます。

何より、製作素材やその他書類という”紙が多い”状態をスマホ1台あれば解決するシンプルさは、探す時間や整理するといったムダな時間を短くしてくれます。

(C)Google

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